第一章 總則
第一條 為加強信托業(yè)務檔案管理，[在杭州注冊香港公司服務] 保證信托業(yè)務的安全和合法性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國信托法》、《信托公司管理辦法》等有關規(guī)定，制定本辦法。
第二條 信托業(yè)務檔案是指公司在辦理信托業(yè)務過程中形成的，記錄和反映信托業(yè)務的重要文件和憑據(jù)，主要由信托文件、相關契約及憑據(jù)、交易對手的基本資料、公司綜合管理資料等組成。
第三條 信托業(yè)務檔案按照集中統(tǒng)一管理原則進行規(guī)范化管理。
第四條 信托業(yè)務檔案按單筆業(yè)務建立，一筆業(yè)務一檔。信托業(yè)務檔案移交、立卷 、保管、調閱、提取、等做到科學管理、有效利用，嚴防毀損散失，確保信托業(yè)務檔案的完整性與安全性。
第五條 信托業(yè)務檔案管理人員應具備熟悉信托業(yè)務、工作責任心強。信托業(yè)務檔案涉及國家、公司和交易對手機密，檔案管理人員、調閱人員和其他相關人員均應嚴格執(zhí)行保密制度。
第六條 本辦法所稱信托業(yè)務類型包括證券投資類、收益權類、股權投資類、信托貸款類、信貸資產(chǎn)轉讓類、票據(jù)資產(chǎn)轉讓類以及其他信托業(yè)務類型。
第七條 本辦法所稱信托業(yè)務檔案管理部門是指風險管理部。
第八條 各業(yè)務部門要認真貫徹執(zhí)行公司制定的有關信托業(yè)務檔案的收集、整理、組卷、移交、立卷、調閱、提取等制度，做到科學管理、有效利用，嚴防損毀散失，確保信托業(yè)務檔案的完整和安全。
第二章 部門職責
第九條 業(yè)務部門負責業(yè)務檔案的收集、整理、組卷、移交工作，并對檔案資料的真實性、完整性、有效性進行核對。
業(yè)務部門指定由專人整理、移交業(yè)務檔案（以下簡稱綜合員）。
第十條 檔案管理部門負責對移交來的業(yè)務檔案的完整性、合規(guī)性、有效性和一致性進行審核，及業(yè)務檔案入庫后的整理、上架排放、檔案安全等日常管理工作。
檔案管理部門指定作業(yè)監(jiān)督員負責風對移交來的業(yè)務檔案的完整性、合規(guī)性、有效性和一致性進行審核。
檔案管理部門指定檔案管理員負責業(yè)務檔案入庫后的整理、上架排放、檔案安全等日常管理工作。
第三章 信托業(yè)務檔案的歸檔范圍
第十一條 歸檔范圍
（一）證券投資類
（1）項目盡職調查報告、項目建議書、項目審批單；
（2）向銀監(jiān)局的報備材料（如有）、法律意見書、信托計劃說明書；
（3）資金信托合同、集合信托委托人明細；
（4）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（5）投資顧問合同、投資顧問授權委托書（如有）；
（6）經(jīng)紀服務協(xié)議；
（7）證券賬戶卡原件及復印件（原件交予保管行的，由保管行出具接收手續(xù)）；
（8）投資顧問資料（企業(yè)加蓋公章）：經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程、法人代表身份證、驗資報告、業(yè)績證明材料等；
（9）其他資料:集合信托成立時報銀監(jiān)局的成立報告（信托經(jīng)理簽字）、按合同約定季度管理報告（采用公司統(tǒng)一版本）、保管行出具的季度保管報告；
（10）信托項目清算報告（信托清算時提供）。
（二）股權投資類
（1）項目盡職調查報告、項目建議書、項目審批單；
（2）向銀監(jiān)局的報備材料（如有）、法律意見書、信托計劃說明書；
（3）資金信托合同、集合信托委托人明細（電子版）；
（4）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（5）增資擴股協(xié)議、股權回購協(xié)議、保證合同；
（6）目標公司為國有獨資公司的，提供政府有關增資的批準文件、回購資金納入財政預算的函件、人大批復及政府財政收支情況資料等；
（7）目標公司為非國有獨資公司的，提交股東會或董事會關于增資擴股或股權轉讓的決議、出資證明書；
（8）我公司派駐董事、監(jiān)事函件及被委派人員身份證明；
（9）股權投資目標公司資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶許可證、貸款卡復印件、公司章程、法人代表身份證復印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近年財務報告及審計報告、驗資報告；股權變更后新的營業(yè)執(zhí)照、公司章程、驗資報告等；
（10）股權回購公司的資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶許可證、貸款卡復印件、公司章程、法人代表身份證復印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近年財務報告及審計報告、驗資報告等；
（11）投資建設項目相關批準文件、項目的可研報告等；其中投資于房地產(chǎn)項目的，提交企業(yè)開發(fā)資質證書，四證（如有），項目資本金出資比例證明文件等（本條款檔案材料由企業(yè)加蓋公章）；
（12）回購擔保相關資料
保證人資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶許可證、貸款卡復印件、公司章程、法人代表身份證復印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近年財務報告及審計報告、驗資報告等；
抵押合同及權屬證明、質押合同及權屬證明，抵押或質押登記手續(xù)。
（13）其他資料:集合信托成立時報銀監(jiān)局的成立報告（信托經(jīng)理簽字）、按合同約定季度管理報告（采用公司統(tǒng)一版本）、保管行出具的季度保管報告、目標公司定期財務報告、審計報告，派駐董監(jiān)事的盡責管理報告；
（14）信托項目清算報告（信托清算時提供）。
（三）信托貸款類
（1）項目盡職調查報告、項目建議書、項目審批單；
（2）向銀監(jiān)局的報備材料（如有）、法律意見書、信托計劃說明書；
（3）資金信托合同、集合信托委托人明細（電子版）；
（4）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（5）信托貸款合同；
（6）借款借據(jù)；
（7）保證合同、借款保函等（如有）；
（8）抵押或質押合同及證明文件（如他項權利證書等）（如有）；
（9）借款人董事會或股東會決議、借款申請書、借款人關于借款用途的說明及依據(jù)（如項目批準文件、可研報告等）；
（10）借款人資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶許可證、貸款卡復印件、公司章程、法人代表身份證復印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近期財務報表、近三年年經(jīng)審計的財務報表、審計報告、驗資報告等；其中借款人為房地產(chǎn)開發(fā)公司的，提交開發(fā)項目的“四證”及企業(yè)開發(fā)資質證書；
（11）擔保人資料（企業(yè)加蓋公章）包含但不限于：
①擔保人經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、貸款卡及貸款卡密碼、稅務登記證、開戶許可證、法人代表身份證復印件、印鑒樣本、驗資報告；貸款卡信息查詢資料；
②擔保人根據(jù)公司章程同意為本項信托貸款提供擔保的董事會或股東會決議書面材料，并單獨提供擔保承諾函；
③擔保人經(jīng)審計的上年和最近一期財務報表；
④擔保標的物權屬證明文件及擔保標的的評估報告（如有）；
⑤有關部門出具的同意擔保書面文件（如有）；
⑥擔保合同及擔保標的物清單及我公司為第一受益人的保險單（如有）；
（12）其他資料:集合信托成立時報銀監(jiān)局的成立報告（信托經(jīng)理簽字）、按合同約定季度管理報告（采用公司統(tǒng)一版本）、保管行出具的季度保管報告、監(jiān)管銀行的監(jiān)管報告、目標公司定期財務報告、審計報告；
（13）信托項目清算報告（信托清算時提供）。
（四）股權收益權投資類
（1）項目盡職調查報告、項目建議書、項目審批單；
（2）向銀監(jiān)局的報備材料（如有）、法律意見書、信托計劃說明書；
（3）資金信托合同、集合信托委托人明細（電子版）；
（4）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（5）股權收益權轉讓及回購合同（具有強制執(zhí)行效力公證書）；
（6）股權質押合同（具有強制執(zhí)行效力公證書）；
（7）證券質押登記證明原件、股權抵押登記工商手續(xù)原件（如果根據(jù)保管協(xié)議規(guī)定原件交給保管銀行保管的，保管復印件，并由保管行出具接收手續(xù)）；
（8）擔保合同（如有）；
（9）融資公司董事會或股東會決議、關于資金用途的說明及依據(jù)（如項目批準文件、可研報告等）、標的股票資料、授權情況資料；
（10）融資公司資料（企業(yè)加蓋公章）：包含但不限于經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、開戶許可證、貸款卡復印件、公司章程、法人代表身份證復印件、印鑒樣本、貸款卡信息查詢資料及說明、近年財務報告及審計報告、驗資報告等；
（11）擔保人資料（企業(yè)加蓋公章）包含但不限于：
①擔保人經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、貸款卡及貸款卡密碼、稅務登記證、開戶許可證、法人代表身份證復印件、印鑒樣本、驗資報告；貸款卡信息查詢資料；
②擔保人根據(jù)公司章程同意為本項信托貸款提供擔保的董事會或股東會決議書面材料，并單獨提供擔保承諾函；
③擔保人經(jīng)審計的上年和最近一期財務報表；
④擔保標的物權屬證明文件及擔保標的的評估報告（如有）；
⑤有關部門出具的同意擔保書面文件（如有）；
⑥擔保合同及擔保標的物清單及我公司為第一受益人的保險單（如有）；
（12）其他資料:集合信托成立時報銀監(jiān)局的成立報告（信托經(jīng)理簽字）、按合同約定季度管理報告（采用公司統(tǒng)一版本）、保管行出具的季度保管報告、目標公司定期財務報告、審計報告；
（13）信托項目清算報告（信托清算時提供）。
（五）信貸資產(chǎn)轉讓類
（1）項目盡職調查報告、項目建議書、項目審批單；
（2）資金信托合同；
（3）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（4）信貸資產(chǎn)轉讓合同；
（5）轉讓標的清單；
（6）信貸資產(chǎn)類文件（原始借款合同、質押合同、保證合同、他項權利證書等）；
（7）按合同約定出具季度管理報告、保管行出具的季度保管報告；
（8）信托項目清算報告（信托清算時提供）。
（六）票據(jù)資產(chǎn)轉讓類
（1）項目盡職調查報告、項目建議書、項目審批單；
（2）資金信托合同；
（3）保管類文件（保管合同、資金劃付協(xié)議、監(jiān)管協(xié)議等）；
（4）票據(jù)資產(chǎn)轉讓合同；
（5）轉讓標的清單；
（6）票據(jù)資產(chǎn)類文件（銀行承兌匯票等）；
（7）按合同約定出具季度管理報告、保管行出具的季度保管報告；
（8）信托項目清算報告（信托清算時提供）。
第四章 整理和移交
第十二條 信托業(yè)務檔案的整理
（一）組卷。
業(yè)務檔案按照信托項目的設立而進行歸檔，一筆一檔。
（二）編目。
1．編制頁碼。[在南京注冊香港公司服務]隨每筆業(yè)務發(fā)生而形成的檔案以“卷”為單位編寫流水頁碼，用自動號碼機（8位數(shù)字）統(tǒng)一在每頁文件的右下角卡流水號。
2．編制目錄。業(yè)務檔案案卷文件目錄的格式及填寫要求詳見附件1，附件樣表格式不得修改。
綜合員完成上述整理工作后將檔案進行移交至作業(yè)監(jiān)督員。
3．整理封存。
作業(yè)監(jiān)督員審核檔案通過后檔案移交至檔案管理員，由檔案管理員將檔案裝盒歸檔，檔案盒的填寫包括“盒封面”和“盒脊”。檔案盒封面的填寫“部門名稱”。檔案盒脊背的填寫項包括：“部門名稱”、 “年度”“盒號”。其中“年度”表示該盒檔案實體案卷發(fā)生的年份，跨年度的則填寫起始年～結束年。
（三）業(yè)務部門綜合員在移交信托業(yè)務檔案時需將信托檔案空白處填寫完整，包括:合同編號（合同封皮及合同內(nèi)）、委托人信息、信托金額、資金帳號、簽署日期、回購日期、仲裁地點及其他涉及到的相關信息。
第十三條 業(yè)務部門綜合員在于信托成立后15個日內(nèi)將業(yè)務檔案移交至作業(yè)監(jiān)督員。對未按規(guī)定的時間移交檔案的部門，將由檔案管理部部門發(fā)送項目催交函件，發(fā)送對象為：移交部門全體人員、相應業(yè)務主管領導、稽核審計部。信托項目成立后20日內(nèi)尚未移交業(yè)務檔案的，將于公司OA辦公系統(tǒng)刊發(fā)《關于未及時移交信托業(yè)務檔案的通報》。信托項目成立后30日內(nèi)尚未移交業(yè)務檔案及資料的，將報送公司領導進行處理。
第十四條 作業(yè)監(jiān)督員接收檔案時，必須嚴格履行交接手續(xù)，認真審核以下內(nèi)容：
1.核對移交檔案的數(shù)量和每份文件的頁數(shù)；
2.核查每份文件資料的構成要素，包括名稱、內(nèi)容、簽章、日期。檢查文件之間的關聯(lián)性。審核無誤后方可辦理交接手續(xù)。對于存有問題的檔案或不屬于歸檔范圍的資料應及時退回，并督促移交人員盡快補齊資料或修改有誤部分，應在5日內(nèi)重新辦理移交。
3.檔案交接單一式三份，移交人、接交人各一份，檔案中留存一份。
第五章 調閱、外借、提取
第十五條 “調閱”是指人員在檔案管理部門現(xiàn)場利用檔案。調閱業(yè)務檔案必須嚴格履行調閱手續(xù)。公司人員調閱檔案，需進行網(wǎng)上審批流程，經(jīng)其部門經(jīng)理簽字和檔案管理部門經(jīng)理簽字同意；公、檢、法等機構人員調閱業(yè)務檔案，須持本人有效證件和單位公函，經(jīng)主管風險管理部領導審批同意，并由接待部門人員陪同，方可調閱。調閱人對所需的檔案可以復印，但不得將原件帶走。
第十六條 “外借”是指公司人員將檔案借出檔案部門。業(yè)務檔案原則上不準外借，確因工作需要借出的，必須嚴格履行外借審批手續(xù)。借出業(yè)務檔案，需進行網(wǎng)上審批流程，經(jīng)辦人部門經(jīng)理和檔案管理部門經(jīng)理簽字同意，最長不得超過15天。辦理外借手續(xù)同時留存該檔案復印件一套，當歸還外借檔案時，檔案管理員應仔細核對檔案內(nèi)容是否與復印件一致。
第十七條 “提取”是指業(yè)務部門將客戶的權證資料提出檔案管理部門歸還客戶。權證資料的提取須嚴格履行審批手續(xù)，信托到期時，由信托經(jīng)理持相關證明，進行網(wǎng)上審批流程，經(jīng)其部門經(jīng)理簽字和檔案管理部門經(jīng)理簽字同意，方可辦理提取。
第六章 責 任
第十八條 檔案管理人員要對業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，對損毀、遺失、擅自銷毀信托業(yè)務檔案，擅自對外提供、透露信托業(yè)務檔案，涂改、偽造、出賣信托業(yè)務檔案等行為，視情節(jié)輕重對責任人給予行政處分；造成損失的，責令賠償損失；開除；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
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